D comme DOSSIERS

Une fois les recherches lancées et les documents accumulés, une question essentielle finit toujours par se poser : comment classer efficacement ses médias pour ne jamais perdre le fil ?

Il me revient sans cesse la citation de monsieur Boileau, issue de son ouvrage L'Art poétique (Chant I, 1674), une citation certes ancienne me direz-vous, mais tellement exacte !

« Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement,

Et les mots pour le dire arrivent aisément. »

Si la numérisation simplifie le stockage, un dossier « pêle-mêle » sur son ordinateur devient vite un casse-tête. Pour garder une vision claire de mes ancêtres et de leurs sources, j'ai mis en place une structure méthodique sur mon disque dur, articulée par individu et par grands thèmes de vie.

Depuis plusieurs années, je peaufine cette structure d’archivage des dossiers de mes ancêtres : je n’ai volontairement pas choisi l’ordre alphabétique, mais une numérotation par SOSA ; il va sans dire que je reste le « de cujus » sinon, tout serait à refaire !

La distinction par dossier individuel (SOSA)

Chaque ancêtre direct (porteur d'un numéro SOSA) possède son propre espace structuré. Pour conserver une lisibilité immédiate dans l'explorateur de fichiers, le niveau principal distingue clairement les branches ou les individus :

• Dossier SOSA Homme (SOSA X)

• Dossier SOSA Femme (SOSA Y)

Cette première séparation permet d'isoler immédiatement les documents propres à chaque membre du couple avant de plonger dans le détail de son parcours.

La découpe thématique en sous-dossiers

Au sein du dossier d'un individu, les documents ne sont pas jetés en vrac : ils sont répartis dans trois grands volets numérotés, garantissant un ordre d'affichage constant et intuitif.

• Le dossier administratif, socle de la recherche généalogique

Il rassemble tous les actes officiels et pièces d'état civil indispensables à la preuve de la filiation, qu’il s’agisse de « madame » ou de « monsieur »

• Actes de naissance / baptême

• Actes de mariage et contrats de mariage

• Actes de décès et sépultures

• Pièces d'identité, diplômes, papiers notariés

• L’Histoire et vie sociale

Ce sous-dossier conserve tout ce qui donne de la chair à la biographie de l'ancêtre et remet son parcours dans son contexte historique et familial. Il se subdivise en catégories ciblées :

• Fratrie, pour regrouper les documents concernant le cercle familial proche, liens privilégiés avec certains, collatéraux,

• Enfants, également ceux issus de lits différents

• Recensements, pour suivre le foyer au fil des décennies

• Parcours spécifique : fiches matricules, livrets militaires, citations ou correspondances de guerre, métiers….

• Photos & Lieux de vie

L'histoire familiale passe aussi par l'image et l'ancrage géographique. Ce dossier est réservé aux éléments iconographiques :

• Portraits de l'individu et photos de groupe

• Photographies des maisons, fermes, ateliers ou lieux de résidence

• Vues anciennes des communes, cartes postales, plans du cadastre...

Les forces de cette organisation

Loin de moi l’idée de penser que cette trame est imparable ; elle est la mienne et me convient parfaitement :

• Une clarté visuelle immédiate : grâce à la numérotation des sous-dossiers (1., 2., 3.), la structure reste identique d'un individu à l'autre et surtout, elle reste exponentielle,

• Une indépendance logicielle : les fichiers restent parfaitement identifiables et accessibles directement depuis l'ordinateur, indépendamment de GENEATIQUE

• Une polyvalence : cette arborescence s'adapte aussi bien à un ancêtre au parcours administratif simple qu'à un individu ayant eu une vie militaire ou publique bien remplie.

Cette structure peut sembler rigoureuse au départ, mais elle ne s’est pas faite en un jour ! Elle reste mon assurance de retrouver n'importe quel acte en deux clics et de travailler sereinement sur le long terme.

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